Organización de Eventos Empresariales y Gestión de Compras Eficaz de los...

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Estrategias de Formación Iniciativas Empresariales

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• Cuáles son los diferentes tipos de eventos que existen en el mundo empresarial y qué peculiaridades tienen. • Cómo realizar un buen briefing de un evento. Qué información debe incluir. • Qué elementos se deben tener en cuenta en la planificación estratégica de un evento. • Cómo establecer las metas y objetivos del evento y de los colaboradores de la organización. • Qué información debe incluir el RFP que se envía a todos los proveedores a los que hay que contratar. • Cómo diseñar un evento atractivo para los asistentes. • De qué herramientas disponemos para comunicar un evento en cada una de sus fases. • Cómo reconocer los riesgos y amenazas existentes en un evento y gestionarlas de manera correcta. • De qué indicadores disponemos para medir el impacto social de un evento. • Cómo aplicar medidas de sostenibilidad en los eventos. Cómo van a afectar a su objetivo y a la cultura de la organización. • Cómo gestionar un Plan de Marketing para eventos. • Cómo medir el ROI de un evento y mapear el valor que se crea. • Cómo contratar los servicios adecuados para la celebración de un evento empresarial. • Técnicas para aprender a negociar mejor con los proveedores a contratar en un evento. A quién va dirigido Responsables y assistants de los departamentos de Marketing, Comunicación y Comercial, RRHH, Secretarias de Dirección, Facility Managers y, en general, a todas aquellas personas que planifiquen, gestionen o compren eventos en una empresa. Temario completo de este curso MÓDULO 1. INTRODUCCIÓN AL TURISMO DE NEGOCIOS 5 HORAS ** El turismo de empresa engloba todos los viajes y desplazamientos de los empleados de una empresa u organización. Estos viajes pueden realizarse de modo individual o bien en grupo para atender o participar en algún tipo de actividad o evento. El nicho que engloba este tipo de viajes recibe el nombre de MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions). 1.1. Eventos de empresa y su peso en la industria del turismo. 1.2. Tipos de eventos corporativos. MICE: 1.2.1. Meetings. 1.2.2. Incentivos. 1.2.3. Conferences o Convenciones. 1.2.4. Exposiciones. MÓDULO 2. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS EVENTOS 5 HORAS ** Cuando se planifica un evento, el organizador del mismo suele encargarse de la gestión del proyecto de principio a fin, incluyendo todos los aspectos logísticos y actividades del evento, del control presupuestario e incluso del despliegue de recursos y la gestión de horarios, y siempre supervisando que el proyecto esté perfectamente alineado con los objetivos estratégicos y aspiraciones de la organización. 2.1. Planificación estratégica. 2.2. Valor estratégico de los eventos. 2.3. Fases en la organización de un evento. MÓDULO 3. EL BRIEFING 15 HORAS ** El briefing es la hoja de ruta a través de la cual se detallan los puntos esenciales de un evento y abarca el qué, por qué, cómo, dónde y con qué presupuesto se va a realizar el evento. Diseñar un buen briefing desde la primera fase de la planificación es la clave del éxito del evento. 3.1. El objetivo. 3.2. Información de eventos anteriores. 3.3. Público objetivo. 3.4. Aspectos logísticos y organizativos: 3.4.1. Fechas y destinos. 3.5. Comunicación del evento. 3.6. Funcionamiento interno de la organización. 3.7. Presupuesto, ROI, ROE y métricas: 3.7.1. Presupuesto. 3.7.2. Auditorías. 3.7.3. ROI, ROE y otras métricas. MÓDULO 4. PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO (I) 15 HORAS ** En la fase de planificación es cuando se diseña el evento propiamente dicho, es una fase muy amplia que puede abarcar desde la definición del programa, los contenidos, la agenda y los ponentes, hasta todos los aspectos logísticos incluyendo el envío del RFP (Request for Proposal) a todos los proveedores que será necesario contratar. 4.1. RFP a proveedores: 4.1.1. Venues: 4.1.1.1. Qué información debe incluir el RFP a un hotel o venue. 4.1.2. Audiovisuales y contenidos digitales. 4.1.3. Otros proveedores. 4.2. Accesibilidad en los eventos. 4.3. Visita de inspección a los hoteles / venues de los RFP. 4.4. DMO o CVB. 4.5. Organizar un evento con ayuda de un experto: 4.5.1. Comisiones de los proveedores. MÓDULO 5. PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO (II) 10 HORAS ** El diseño del evento debe ir en plena concordancia con los objetivos previamente definidos en la e del briefing, objetivos que son los que ayudan a tomar las decisiones respecto a cómo debe ser el programa, el contenido, el destino, el lugar, la decoración, el F&B y el marketing. 5.1. Diseño del programa. 5.2. Diseño de las salas y decoración del evento. 5.3. Coordinación de los servicios de alimentación y bebidas. 5.4. Gestión de producción técnica. 5.5. Gestión del flujo de movimiento de asistentes al evento: 5.5.1. Control de accesos. 5.5.2. Desplazamientos. 5.6. Ponentes, oradores y presentadores. MÓDULO 6. EVENTOS SOSTENIBLES 5 HORAS ** Un evento sostenible es “un evento con un enfoque equilibrado de la actividad económica, la responsabilidad ambiental y el progreso social”. Cada vez es más necesario integrar prácticas sostenibles y medioambientales en los eventos, por lo que es fundamental analizar cómo van a afectar al objetivo del evento y a la cultura de la organización. 6.1. Plan de sostenibilidad. MÓDULO 7. NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN 5 HORAS 7.1. Negociar estableciendo objetivos y prioridades. 7.2. Concesiones. 7.3. Proceso de negociación. 7.4. Contratos: 7.4.1. Aspectos básicos que debe incluir un contrato. 7.4.2. Cláusulas contractuales que ayudan a disminuir los riesgos. MÓDULO 8. RISK MANAGEMENT O GESTIÓN DE RIESGOS 5 HORAS ** Risk Management o la gestión de riesgos es un proceso diseñado para proteger disos aspectos del evento minimizando la gravedad de las amenazas que puedan surgir. Los Event Planners tienen un papel fundamental en cuanto a la seguridad de los asistentes al evento y a la seguridad del evento propiamente dicha. 8.1. Gestión de amenazas y riesgos. 8.2. Plan de gestión de riesgos. Risk Management Plan. MÓDULO 9. COMUNICACIÓN – PROMOCIÓN DE UN EVENTO 5 HORAS ** Una tarea importante para cualquier Event Planner es la adecuada preparación y gestión del marketing en un evento (comercializarlo y comunicarlo), ciñéndose específicamente a cómo comunicarlo o promocionarlo. 9.1. Plan de Marketing: 9.1.1. Realizar un análisis de la situación. 9.1.2. Definir el Target. 9.1.3. Canales de distribución: 9.1.3.1. Marca, mensajes y contenidos. 9.1.4. Implementación del plan de marketing. 9.2. Proceso de inscripción y housing de un evento. MÓDULO 10. ONSITE MANAGEMENT 5 HORAS ** Un Event Planner debe planificar, dirigir, organizar y controlar todos los aspectos de un evento, ideando un plan claro y conciso que describa cómo se va a desarrollar. Debe haber además una comunicación efectiva y oportuna de todas las metas y objetivos del evento tanto dentro del equipo organizador como con todos los proveedores involucrados en el proyecto. 10.1. Guía del evento (Event Specification Guide-ESG). 10.2. Reuniones de coordinación: 10.2.1. Reunión de coordinación varias semanas antes del evento. 10.2.2. Reunión de coordinación justo antes del evento. “Pre-Con Meeting”. 10.2.3. Reunión post-evento. MÓDULO 11. POST EVENTO, MÉTRICAS Y KPIS 5 HORAS ** El motivo por el que se evalúa un evento es para determinar hasta qué punto se alcanzaron los objetivos planteados, qué ha ido bien y qué ha ido mal para mejorar los que puedan realizarse en el futuro. 11.1. Gestión del material. 11.2. Reunión post-evento / informes: 11.2.1. Qué información debe incluir un informe post evento. 11.3. Pago de todas las facturas. 11.4. Evaluación de datos: 11.4.1. Métodos para recoger datos. 11.4.2. Métricas: ROI y KPIS. más

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